Inkoopproces
Eén van de sleutels om de verandering richting een circulaire economie aan te jagen ligt bij het inkoopproces. Inkoop klinkt misschien niet als een heel spannend onderwerp. Maar dat is onterecht. Traditioneel gezien gaat het vaak om het behalen van de beste prijs-kwaliteit verhouding. Je kunt als inkoper echter invloed uitoefenen met je koopkracht en die mogelijkheid gebruiken om de wereld te veranderen. Als inkoper kun je hierdoor invloed hebben op prijzen, beschikbaarheid van grondstoffen en een kans bieden aan technische ontwikkelingen en duurzaamheid. Wanneer inkopers de vraag naar circulair geproduceerde producten aanmoedigen en creëren, spelen zij een belangrijke rol in het stimuleren van de circulaire economie.
Circulair inkoopproces
Bij circulair inkopen gaat het aan de ene kant om het veiligstellen van hoogwaardig hergebruik van producten, onderdelen en materialen aan het eind van de gebruiksfase. Aan de andere kant gaat het om het inkopen van nieuwe producten die bijvoorbeeld circulair ontworpen zijn of die gebruik maken van circulaire onderdelen of grondstoffen. Denk hierbij aan onderdelen of grondstoffen uit hergebruik, recycling of gemaakt van duurzame biobased grondstoffen. Circulair inkopen betekent dat hierover afspraken worden gemaakt tijdens het inkoopproces. Dit kan invloed hebben op alle fasen van de ontwikkeling van een product, van circulair ontwerp tot het voorkomen van afval. Circulair inkopen behelst dus het maken van afspraken over hoe producten teruggenomen en verwerkt worden na gebruik. Het betekent dat er voorwaarden gesteld dienen te worden met betrekking tot grondstoffen, het ontwerp, de productiefase, de gebruiksfase en aan de fase na gebruik. Dit heeft consequenties voor de organisatie van het inkoopproces: de positie van de inkoper, de rol van interne afdelingen, de rol van opdrachtnemers en de rol van de gehele keten.
Handvatten Circulaire inkoop
Maakbedrijven hebben meestal een goed beeld van de materialen die ze inkopen, omdat ze die zelf bewerken tot nieuwe producten. Maar ook dienstverleners hebben inkoop: gereedschappen, kantoorspullen, meubilair, energie en dienstauto’s bijvoorbeeld.
Hoe kun je beginnen met circulaire inkopen? Bekijk al de inkomende materialen eens met een circulaire bril en vraag je af: welke materialen en producten zijn gemaakt van hergebruikte of gerecyclede materialen? Welke materialen en producten kunnen na gebruik weer opnieuw ingezet worden of worden gerecycled? Wat doe ik met deze spullen als ik ze straks niet meer nodig heb? Pas als je zeker weet dat alle onderdelen, materialen en grondstoffen duurzaam zijn en/of opnieuw nuttig gebruikt gaan worden als jij ervan af wilt, ben je op weg naar een circulair bedrijf.
Foto van Lucrezia Carnelos op Unsplash
Zowel Het Groene Brein, Copper8 als ook PIANOo geven handvatten voor circulaire inkoop. In onderstaande lijst heb ik geprobeerd deze een beetje logisch samen te voegen. Kijk welke handvatten voor jouw organisatie en jouw inkoopbehoefte van toepassing zijn.
1. Probeer duidelijk te krijgen wat circulair voor jouw organisatie betekent zodat je ook leveranciers kunt vinden die willen bijdragen aan het behalen van dat doel.
2. Start met het in kaart brengen van je behoefte; niet inkopen is immers de meest concrete bijdrage aan de circulaire economie.
3. De interne organisatie: De samenwerking tussen interne afdelingen bepaalt of je tot een geslaagd circulair inkooptraject kunt komen. Zorg voor een interne opdrachtgever. Circulair inkopen valt of staat bij de wil van een interne opdrachtgever. Zodra hij of zij een circulaire ambitie uitdrukkelijk beschrijft in een opdracht, zal het interne team de puzzel moeten gaan leggen om die ambitie te kunnen concretiseren en rapporteren over de keuzes die uiteindelijk gemaakt zijn in het proces.
4.Vraag het de inkoper en maak hem of haar onderdeel van het team vanaf dag 1. Inkopers worden vaak pas aan het einde van het interne proces betrokken. Inkopers zijn bij uitstek degenen die kunnen doorvragen op functionele behoefte en adviseren over hoe je zo goed mogelijk de markt kan laten leveren wat je wilt. Op welke manieren je (functionele prestaties) uit kunt vragen en hoe je grip houdt op het proces zodra de gunning de deur uit is.
5. Vraag het een collega, een partner, een soortgelijke organisatie of expert. Praat met wie het al gedaan heeft en laat je inspireren. Of sluit je aan bij een community of practice, zoals een buyer group, daar zitten gelijkgestemden met soortgelijke ambities en eigen ervaringen. Wil je echt actief de diepte in, volg dan een opleidingstraject of verdiep je in de literatuur.
6. Begin gewoon vandaag, kies een project, laat je helpen en ga actief leren. Wacht niet totdat je helemaal uitgedokterd hebt hoe het moet en wat je precies gaat doen; doe kleine stapjes, ontwikkel en leer door nu al te beginnen. Een nieuw traject is niet uit te stippelen, daar zitten altijd onverwachte wendingen in. En daar ga je heel veel van leren. Gun jezelf en je organisatie dat. Begin wel klein, met iets dat goed bij de (ambitie van je) organisatie past. Huur een expert in waar je een klik mee hebt en doe inspiratie op bij de markt. Zet bestaand instrumentarium in en ga het gewoon doen.
7. Zoek de samenwerking. Dit is belangrijk. Neem hierin daarom in de aanbesteding de rol van de regisseur. Betrek start-ups in het aanbestedingstraject. We hebben veel innovatie nodig, we zijn circulair immers aan het uitvinden. Start-ups zijn een fantastische motor voor innovatie. Maar voor start-ups is het heel moeilijk om markt te veroveren’. Geef start-ups dus de ruimte om te pitchen bij informatiebijeenkomsten met opdrachtnemers en selecteer opdrachtnemers die open staan voor samenwerking met start-ups.
8. De aanbestedingsprocedure moet een weerspiegeling zijn van wat je wilt bereiken met de aanbesteding. Voor circulair inkopen zijn samenwerking en innovatie belangrijke aspecten. Ga op zoek naar de richting die bij je past en kies een richting die bij jou, je organisatie en het aan te besteden product past. Waar wil je als organisatie op afgerekend worden? Maak duidelijk welke ambities je wilt bereiken, hoe je dat wilt monitoren en regel dat goed in met alle partners in het inkoopproces intern en extern.
9. Neem budget op in een project om te leren, te belonen en risico te dragen. Eerlijke risicoverdeling is belangrijk om innovaties te krijgen. Als het risico voor mislukken van innovaties volledig bij de leverancier komt te liggen dan zal hij sneller op safe spelen. Neem ook stelposten op voor duurzame of vernieuwende maatregelen, niet alles is nu al bekend, maar kan met financiële ruimte binnen de gegunde opdracht vaak nog wel worden uitgevoerd. Daarnaast is het mogelijk bonussen op te nemen in contracten voor betere (duurzamere) prestaties dan in de aanbieding / contract worden genoemd. Met name bij voortschrijdend inzicht in langlopende contracten is dit een goede optie.
10. Maak een afwegingskader of checklist en verplicht de toepassing hiervan in elk project. Er is in elk inkooptraject een stok achter de deur nodig. Zorg dus als opdrachtgever dat er een afwegingskader of checklist is die gebruikt moet worden in het inkoopproces om verschillende keuzes expliciet te maken en terug te kunnen lezen in elke volgende stap. Dit levert in elk geval bewustwording op. Voor het juiste effect is het belangrijk dat de voordelen van een goede duurzame afweging inzichtelijk worden, zodat de organisatie niet alleen bewust wordt, maar er ook draagvlak ontstaat. De afwegingen moeten namelijk in gezamenlijkheid gemaakt worden en dat is het begin van een leerproces en bijbehorende mentaliteitsverandering. Door gezamenlijk de keuzes te maken ontstaat er wederzijds begrip.
11. Meten en beoordelen van circulariteit: Zorg ervoor dat de markt niet onevenredig veel werk moet verzetten om circulariteit inzichtelijk te maken. Zorg er bovendien voor dat het uiteindelijke inzicht genoeg zegt over het circulariteitsniveau van een product en dat een bredere doelgroep dit ook begrijpt.
12. Borging: Circulaire verdienmodellen kunnen een middel zijn om circulair gebruik te borgen, door een financiële prikkel te koppelen aan de circulaire prestaties. Ook kunnen de prestaties in een contract opgenomen worden als KPI’s.
13. Vergeet bij een circulair inkooptraject niet om het contractmanagement ook goed vorm te geven. Circulair inkopen leidt tot nieuwe contractvormen waarin de zorg voor waardebehoud van grondstoffen en materialen zo veel mogelijk bij alle partners in de keten is belegd. Hiertoe worden contractvormen en onderdelen van contracten ingezet, waarin de expertise van de keten maximaal wordt benut en samenwerking tussen de partners wordt gestimuleerd. De drie belangrijkste concepten hiervan zijn:
* Product servicesystemen:
– Pay per use: de nadruk ligt op de verlangde prestatie (het gebruik en de functies) in plaats van het afnemen van een product;
– Product as a service: de nadruk ligt op dienstverlening door oplossing van de behoefte van de klant, de leverancier bezit en beheert de materiële middelen om tot het gewenste resultaat te komen;
* Koop/terugkoop: in de koopovereenkomst wordt als onderdeel vastgelegd dat de leverancier/ producent het product na gebruik tegen bepaalde voorwaarden weer terugkoopt en hoogwaardig hergebruikt;
* Koop/doorverkoop: bij het inkopen wordt vastgelegd hoe de inzameling na het gebruik van het artikel/product zal geschieden en welke derde partij de ingezamelde artikelen/producten overneemt ten einde de artikelen/producten en grondstoffen te kunnen hergebruiken.
Slowing, narrowing en closing
Circulair inkopen speelt dus een belangrijke rol in de verandering naar een circulaire economie.
Ten eerste, omdat het een van de weinige huidige circulaire initiatieven is die zowel narrowing en closing als slowing omarmt.
Ten tweede omdat – als het gaat lopen – het andere initiatieven ook die kant op kan trekken door er een markt voor te creëren. Als circulair inkopen de norm is, kunnen bedrijven grote aanbestedingen winnen als ze, in aanvulling op recycling en energiezuinigheid, ook de levensduur van (bestaande) producten helpen verlengen. Tegen deze achtergrond is het interessant om te kijken bij welke ambities circulaire inkooptools aansluiten.
* Slowing the loop draait om waardebehoud, dat wil zeggen, de ambitie om te behouden wat we al hebben. Inkopers die dit nastreven, proberen ervoor te zorgen dat we überhaupt minder nieuwe producten nodig hebben. En voor de producten die ze wel nieuw moeten inkopen, proberen ze de gebruiksfase zo lang mogelijk te maken.
* Narrowing the loop draait om efficiëntie, dat wil zeggen, de ambitie om bij het maken en gebruiken van nieuwe producten zo min mogelijk materialen en brandstoffen te verbruiken. Inkopers die dit nastreven, letten erop dat een product energiezuinig te maken, te leveren én te gebruiken is, en dat er geen overbodige materialen in zitten. En zeker geen milieubelastende stoffen.
* Closing the loop draait om recycling, ofwel de ambitie om nieuwe producten zoveel mogelijk van secundaire componenten en grondstoffen te maken. Als inkoper vraag je dan om nieuwe producten met een hoog gehalte aan gerecyclede componenten en materialen.
We hebben álle drie de stappen nodig, slowing, narrowing en closing, voor de verandering naar een circulaire economie. Enkel closing volstaat niet. Een zuinige economie met veel recycling is namelijk nog steeds een economie die draait om voortdurende productie en consumptie van nieuwe spullen, die je daarna als afval kan weggooien – ofwel: een ‘duurzamere’ lineaire economie. Circulair inkopen is daarbij een mechanisme om, voorbij narrowing en closing, ook initiatieven gericht op slowing op te schalen. Daarmee is het een belangrijke aanjager van de circulaire economie.
Om te bekijken
* Advies klimaatneutraal en circulair inkopen (AKCI) (rvo.nl) voor de Subsidieregeling advies bij klimaatneutraal en circulair inkopen (AKCI).
* In het document van Circulair ondernemen, Circulair, circulairder, circulairst: een vergelijking van tien veelgebruikte tools voor circulair inkopen – Nederland circulair (circulairondernemen.nl), vind je tien inkooptools: 1. EU Green Public Procurement Criteria 2. BREEAM-NL en de Materialentool 3. LEED 4. DuboCalc 5. FIRA Platform 6. Madaster 7. EcoChain 8. Optimal SCANS 9. Circular IQ 10. Rapid Circular Contracting. Neem die eens op je gemak door.
* Kijk ook eens op Green Deal Circulair Inkopen. Hier vind je een groep van meer dan vijftig organisaties die samenwerken aan de transitie naar een circulaire economie via het inkoopproces.
* Kenniskaarten – Kenniskaarten – het Groene Brein,
* PIANOo – Expertisecentrum Aanbesteden
* Circulair Inkopen in 8 stappen – Copper8
December 2020, Jolanda Kwakma